ul. Towarowa 2 lok. 407, 10-417 Olsztyn
+48 89 533-26-08

Szafy kartotekowe – meble do przechowywania dokumentacji

Szafy metalowe to produkty, które dostarczamy odbiorcom na terenie całego kraju. Szeroka oferta szaf pozwoli dobrać towar odpowiedni do potrzeb klienta.

Szafy kartotekowe – meble do przechowywania dokumentacji

Szafy kartotekowe w firmie

Nowe przepisy o ochronie danych osobowych wymagają szczególnej troski o dokumenty i dane personalne zgromadzone w siedzibie firmy. Sposób ich przechowywania musi być bezpieczny i jednocześnie umożliwiający ich stałą kontrolę. Jeżeli występuje konieczność pracy z informacjami zawartymi w takich dokumentach, biuro powinno zostać wyposażone wyposażenie ułatwiające przechowywanie i segregacje danych. Popularną metodą jest stosowanie specjalnie przeznaczonych do tego szaf metalowych o określonych parametrach. Są one zamykane, co pozwala na ograniczenie dostępu dla osób niepowołanych.

Organizacja miejsca do przechowywania dokumentów

Pomieszczenia wyznaczone na archiwa do przechowywania dokumentów i teczek kartotekowych powinny być suche i ogrzewane. W ten sposób zmniejszymy ryzyko uszkodzeń zgromadzonej dokumentacji. Z powodu dużej wagi, jaką należy przykładać do zabezpieczenia danych klientów, pomieszczenie takie powinno być wyposażone również w drzwi antywłamaniowe oraz system alarmowy. Dobrze jest również wprowadzić zasady bezpieczeństwa i opracować regulamin dostępu do dokumentacji przez pracowników. Meble służące do przechowywania takie jak szafy kartotekowe powinny być wykonane z metalu i zabezpieczone odpowiednimi powłokami malarskimi. Ważną rolę odgrywa oświetlenie oraz oznaczenie akt, aby były łatwe do odnalezienia.

Wyposażenie archiwum ułatwiające jego użytkowanie

Po zabezpieczeniu pomieszczenia na cele archiwizacyjne należy dostosować urządzenia wyposażenie ułatwiające pracę z danymi poufnymi. Przez producentów oferowane są systemowe zestawy mebli składające się z różnych rodzajów szaf i kontenerów biurowych. To ułatwia przechowywanie dokumentów w różnych formach zarówno jako segregatory, jak i wpinane akta osobowe. W ten sposób można podzielić zgromadzoną dokumentację na przeznaczoną do bieżącego użytkowania, jak również taką, która jest poddana archiwizacji. Poprawny system oznaczeń ułatwi odnajdywanie potrzebnych informacji i skrócić czas potrzebny do wykonania zadania służbowego. Same meble takie jak szafy kartotekowe posiadają jednakowo szuflady, jak i klasyczne półki. W ten sposób możemy łączyć wygodę użytkowania z potrzebami ochrony danych osobowych. Natomiast ale dokumenty są szybko dostępne, ponieważ ułożone są w czytelny sposób. Metalowe drzwi zamykane na zamek pozwalają na szybkie zabezpieczenie dokumentów przed osobami postronnymi.

Przeznaczenie szafy na dokumentację

Mimo wzrost znaczenia dokumentów generowanych elektronicznie nadal występuje potrzeba przechowywania dokumentacji papierowej. Szczególnie ważne jest to w księgowości, gdzie duża ilość danych nadal jest drukowana na papierze. Występuje tam również ciągła potrzeba dostępu do danych zgromadzonych przez klienta. Takie wymagania powodują, że materiały umieszczone w takich szafach archiwizacyjnych powinny być wygodne w użytkowaniu. W ten sposób zapewniona jest wygoda pracownika i wysoka efektywność pracy. Drugim ważnym sektorem gdzie używane są szafy na przechowywanie dokumentacji papierowej, są jednostki zdrowia. W takich miejscach gromadzona jest dokumentacja medyczna pacjentów. Zawiera ona dużo danych osobistych i musi być wydawana, tylko osobom posiadającym odpowiednie przeszkolenie z ochrony danych osobowych. Stąd tak duże znaczenie odpowiednich mebli pozwalających na przechowywanie dokumentów w bezpieczny sposób. Takie szafy można znaleźć tu: https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-kartotekowe/szafy-do-kopert-format-b5-dokumenty-medyczne/.

Miejsce do przechowywania dokumentacji bieżącej

W przypadku konieczności posiadania przez personel w pewnej części dokumentów do użytku bieżącego można stworzyć podręczne archiwa. Szafy kartotekowe w tym przypadku będą mniejsze i dostosowane do potrzeb określonego stanowiska. Pozwala to na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa, ponieważ pracownik będzie miał dostęp tylko do określonego działu z dokumentacją. Stosując takie rozwiązania, zmniejszamy ilość dokumentów, którą należy sprawdzić w poszukiwaniu potrzebnych na ten moment danych. Zgodnie z przepisami dane są chronione i zapewniamy pełną prywatność zarówno klientom, jak i informacjom, które posiadamy w zasobach naszych archiwów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.